Avis de confidentialité des clients

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Avis de confidentialité des clients

RQM+ s’engage à traiter vos données de manière sécurisée et transparente. Le présent avis de confidentialité énonce les types de données que nous collectons et détenons à votre sujet en tant que client ou client potentiel de l’entreprise. Il définit également la manière dont nous utilisons ces informations, la durée pendant laquelle nous les conservons et d’autres informations pertinentes sur vos données.

RQM+ est consciente de ses obligations envers les résidents et citoyens de l’UE en vertu du Règlement général sur la protection des données (RGPD), des résidents du Royaume-Uni en vertu de la loi Data Protection Act (UKDPA), des résidents des États-Unis en vertu d’une variété de lois qui comprennent des exigences en matière de protection des données, notamment la loi California Consumer Privacy Act (CCPA), des résidents de la Suisse en vertu de la Loi sur la protection des données (LPD) et de l’Ordonnance relative à la loi fédérale sur la protection des données (OLPD), ainsi que des exigences de protection des données des résidents et des citoyens d’autres pays. Le présent avis de confidentialité est conforme aux exigences du RGPD, de l’UKDPA, du CCPA, de la LPD et de l’OLPD et s’applique à l’échelle mondiale, mais peut être complété par des informations supplémentaires sur nos pratiques en matière de confidentialité exigées par les lois et réglementations en vigueur dans des d’avis communiqués au moment de la collecte des données. Ces lois et réglementations sont ci-après dénommées la « Législation sur la protection des données ».

Le présent avis s’applique aux :

• Les clients sont des personnes qui représentent (ou représentaient) une société avec laquelle RQM+ a conclu un contrat exécutoire pour fournir des services
• Les clients potentiels sont des personnes qui représentent (ou représentaient) une société avec laquelle RQM+ discute actuellement sur des opportunités ou contrats potentiels de prestation de services. Il s’agit également des personnes qui représentent (ou représentaient) une société avec laquelle RQM+ établit une relation en vue d’un développement commercial

COORDONNÉES DU RESPONSABLE DU TRAITEMENT

La société est le responsable du traitement, ce qui signifie qu’elle détermine les processus à mettre en œuvre lors de l’utilisation de vos données à caractère personnel. La société a nommé des délégués à la protection des données qui font en sorte que vos données soient stockées et traitées conformément au présent avis de confidentialité. Les délégués à la protection des données peuvent être contactés à l’adresse dpo@rqmplus.com

PRINCIPES DE PROTECTION DES DONNÉES

En ce qui concerne vos données à caractère personnel, nous nous engageons à :

• les traiter de manière licite, équitable et transparente
• collecter des données pour des raisons que nous jugeons appropriées dans le cadre de votre demande ou de votre échange avec RQM+, d’une manière qui vous a été expliquée
• es utiliser uniquement de la manière indiquée
• faire en sorte qu’elles soient exactes et à jour
• les conserver uniquement pendant la durée nécessaire
• les traiter d’une manière qui garantit qu’elles ne seront pas utilisées à votre insu ou sans votre consentement (le cas échéant), perdues ou détruites.

TYPES DE DONNÉES QUE NOUS TRAITONS

Nous pouvons détenir de nombreux types de données à votre sujet, notamment :

• vos coordonnées personnelles, y compris votre nom, votre adresse, votre adresse électronique et vos numéros de téléphone
• intitulé du poste et descriptifs du poste
• vos responsabilités professionnelles
• employeur (et les employeurs précédents s’ils sont connus)
• dont vous dépendez
• votre site
• le pays dans lequel vous résidez
• les informations consultées et téléchargées à partir des sites Web de l’entreprise
• les événements auxquels vous avez participé et où vous avez rencontré des représentants RQM+
• les enregistrements de votre échange avec RQM+
• les supports et campagnes marketing pour lesquels vous avez manifesté un intérêt.

Nous ne demandons, ne détenons ni ne traitons aucune catégorie particulière de données (notamment sur la santé, l’orientation sexuelle, l’origine ethnique, l’opinion politique, la religion, l’appartenance syndicale et les données génétiques et biométriques) ou donnée de casier judiciaire concernant les clients ou les clients potentiels.

LA COLLECTE DE VOS DONNÉES

Nous collectons les données à votre sujet de différentes manières, les plus souvent, directement auprès de vous. La collecte commence généralement au moment où vous nous contactez ou si vous nous parlez d’un besoin professionnel, mais également si vous avez saisi vos coordonnées pour consulter et télécharger des informations depuis notre site Web ou si vous avez manifesté un intérêt pour des sujets spécifiques d’une campagne marketing. D’autres informations peuvent être collectées directement auprès de vous à mesure que notre relation se renforce et que notre correspondance s’étoffe.

En outre, nous pouvons obtenir des données vous concernant à partir d’autres sources, notamment auprès de vos collègues lors de discussions sur une opportunité ou un besoin commercial, ou par des sources publiquement disponibles ou tierces telles que LinkedIn et Zoominfo. Si tel est le cas, les données que nous détenons seront limitées par nature.

MOTIFS DU TRAITEMENT DE VOS DONNÉES

Les lois sur la protection des données nous permettent de traiter vos données. La législation sur la protection des données nous permet de traiter vos données pour certains motifs détaillés ci-dessous :

• lorsque nous avons obtenu votre consentement
• afin d’exécuter les contrats auxquels nous sommes partie prenante
• afin que nous puissions exercer nos intérêts légitimes
• afin d’exécuter les tâches légalement requises
• pour protéger vos intérêts et
• lors d’initiatives d’intérêt public.

L’ensemble du traitement que nous appliquons relève d’un ou plusieurs motifs autorisés. En règle générale, le traitement de vos données sera motivé par l’exécution des contrats et nos intérêts légitimes.

Nous devons collecter vos données afin de pouvoir exécuter et respecter nos obligations en vertu des contrats auxquels nous sommes partie pour la prestation des services convenus.

Nous collectons également des données afin de mener des activités dans l’intérêt légitime de la société. Ces intérêts sont les suivants :

• discuter des opportunités commerciales futures et les saisir
• pipeline d’affaires
• prendre des décisions concernant les activités marketing
• analyser l’efficacité des activités marketing
• l’intelligence commerciale, notamment avec l’analyse des besoins et des besoins potentiels dans l’industrie des sciences de la vie
• établir une correspondance et des relations efficaces
• assurer l’efficacité de l’administration des affaires
• prévisions commerciales, y compris la planification commerciale et les activités liées à la croissance et à la restructuration
• assurer la conformité juridique et traiter les poursuites judiciaires à notre encontre
• prévenir la fraude
• garantir que nos systèmes administratifs et informatiques sont sécurisés et résistants contre tout accès non autorisé.

Si nous disposons de votre consentement, nous collectons vos données à caractère personnel pour vous adresser les courriers électroniques réguliers et la correspondance marketing courante de l’entreprise (voir l’Avis de confidentialité des contacts séparé).

SI VOUS NE NOUS COMMUNIQUEZ PAS VOS DONNÉES

Nous traitons notamment vos données afin de pouvoir vous remettre nos livrables conformément à nos obligations contractuelles. Si vous ne nous fournissez pas les données nécessaires à cette fin, nous ne serons pas en mesure d’effectuer ces tâches ; par ex., effectuer un audit, assister à la visite du site, prodiguer des conseils, fournir de la main-d’œuvre, etc. De même, nous risquons de ne pas être en mesure de conclure ou d’accepter des contrats avec vous.

PARTAGE DE VOS DONNÉES

Vos données seront partagées avec les collaborateurs au sein de RQM+ qui en ont besoin pour accomplir leur travail. Cela inclut, par exemple, le service Développement commercial qui entretient des contacts et établit des relations avec vous, les services à la clientèle et la gestion des services cliniques pour travailler avec vous en gérant des projets et des ressources RQM+ travaillant sur vos projets, la gestion et l’administration RQM+ pour superviser les ventes, les contrats, la facturation et les opérations de l’entreprise, la gestion des ressources, les recruteurs d’entreprise, les ressources et le développement commercial pour discuter de vos besoins en ressources et assurer la liaison avec vous sur les candidats proposés.

Nous partageons vos données avec des tiers afin d’obtenir un soutien juridique et des conseils commerciaux et, le cas échéant, nous travaillons avec des tiers, conformément au cahier des charges, pour obtenir des devis en votre nom.

Nous pouvons également partager vos données avec des tiers dans le cadre d’une vente ou d’une restructuration de la Société, ou pour d’autres raisons, afin de nous conformer à une obligation légale qui nous incombe.

RQM+ ne vend pas et ne vendra pas vos données ou données à caractère personnel à des tiers pour quelque raison que ce soit.

En tant qu’entreprise opérant à l’échelle mondiale, RQM+ peut être tenue de transférer les données à caractère personnel vers des pays situés entre les États-Unis, l’EEE, le Royaume-Uni, ou en dehors de ces pays. Nous avons mis en place les mesures suivantes pour garantir que vos données sont transférées en toute sécurité et que les organismes qui reçoivent les données que nous avons transférées les traitent d’une manière conforme à la législation sur la protection des données :

• En utilisant des systèmes informatiques sécurisés pour accéder aux données depuis l’étranger
• En appliquant le chiffrement en cas d’envoi de données à haut risque par courrier électronique
• Formation à la protection des données pour les sous-traitants étrangers
• Procédures de stockage et de traitement des données conformes aux exigences de la législation sur la protection des données

PROTECTION DE VOS DONNÉES

Nous sommes conscients de l’obligation de garantir que vos données sont protégées contre la perte ou la divulgation accidentelle, la destruction et le détournement. Nous avons mis en œuvre des processus pour nous protéger contre ce type d’incident ; par exemple, la sauvegarde de nos serveurs, des pare-feu, le contrôle de l’accès aux informations à caractère personnel, l’utilisation de documents protégés par mot de passe, le chiffrement lors du transfert de données sensibles et le chiffrement des disques durs sur tous les ordinateurs portables qui garantissent que nos systèmes informatiques traitant les informations à caractère personnel sont sécurisés conformément aux normes de la législation sur la protection des données.

Lorsque nous partageons vos données avec des fournisseurs tiers, nous vérifions que les contrats entre RQM+ et le fournisseur tiers prévoient que vos données seront conservées de manière sécurisée et conformément aux exigences de la législation sur la protection des données. Les tiers doivent mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité de vos données. Si nécessaire, nous signons un accord de non-divulgation (AND) distinct.

DURÉE DE CONSERVATION DE VOS DONNÉES

Conformément aux principes de protection des données, nous conservons vos données uniquement pour la durée nécessaire. En tant qu’entreprise de conseil, nous établissons des relations à long terme avec les personnes et les entreprises. L’historique et les échanges que nous entretenons avec vous sont des facteurs importants dans les relations que nous construisons à des fins de développement commercial. Sur le marché de niche de la conformité réglementaire et de la qualité des sciences de la vie, les normes, règles et réglementations évoluent tous les trois à quatre ans, avec des changements plus importants tous les 10 à 15 ans. Par conséquent, il est possible qu’un client ou un client potentiel n’ait recours à nos services que de manière sporadique.

Nous conservons les données des clients afin d’exécuter les contrats auxquels nous sommes partie prenante. Nous détenons des données pour poursuivre notre relation avec vous en nous appuyant sur les services que nous vous avons fournis et les services potentiels dont nous avons discuté, ainsi qu’aux fins de notre intérêt commercial légitime pour identifier les opportunités futures de travailler à nouveau avec vous. Nous conserverons les données pendant 10 ans après la livraison et la facturation du dernier point du cahier des charges et/ou la clôture de la dernière opportunité de travail.

Nous détenons des données pour poursuivre notre relation avec les clients potentiels en nous appuyant sur les services dont nous avons précédemment discuté, ainsi qu’aux fins de notre intérêt commercial légitime pour identifier les opportunités de travailler à nouveau avec vous à l’avenir. Nous conserverons les données pendant 10 ans après la livraison et la facturation du dernier point du cahier des charges et/ou la clôture de la dernière opportunité de travail.

Nous détenons également les données des personnes physiques qui ne souhaitent pas de communication de notre part et les personnes physiques avec lesquelles nous ne souhaitons peut-être pas faire affaire. Notre intérêt commercial légitime à détenir ces données est de nous assurer que nos employés ne contactent pas ces personnes par inadvertance.

PRISE DE DÉCISION AUTOMATISÉE

Aucune décision importante ne sera prise à votre sujet uniquement sur la base d’une prise de décision automatisée (c’est-à-dire, avec un système électronique sans intervention humaine).

VOS DROITS CONCERNANT VOS DONNÉES

La législation sur la protection des données accorde des droits aux citoyens et aux résidents de certains pays concernant les données que nous détenons. Bien que ces droits ne concernent pas les citoyens et les résidents d’autres pays et juridictions où la législation sur la protection des données est limitée, RQM+ étend ces privilèges à toutes les données. Il s’agit des droits suivants :

• Droit à l’information. Nous devons vous informer des données que nous détenons, de la façon dont nous utilisons vos données et des données qui peuvent être divulguées ; ce qui est l’objectif premier du présent avis de confidentialité
• Droit d’accès. Vous avez le droit d’accéder aux données que nous détenons à votre sujet. Pour ce faire, vous devez formuler une demande d’accès de personne concernée ou, si vous résidez en Californie, une demande client
• Droit de correction de toute inexactitude. Si des données que nous détenons à votre sujet sont incomplètes ou inexactes, vous pouvez nous demander de les corriger
• Droit de suppression des informations. Si vous souhaitez que nous arrêtions de traiter vos données et que vous estimez qu’il n’existe aucune raison pour que nous continuions à les traiter, vous avez le droit de nous demander de les supprimer de nos systèmes. Dans certaines circonstances, nous risquons de ne pas être en mesure de supprimer vos données ; si tel est le cas, nous vous en confirmerons les raisons
• Droit à la limitation du traitement des données. Par exemple, si vous pensez que les données que nous détenons sont incorrectes, nous cesserons de les traiter (tout en les conservant) jusqu’à ce qu’elles soient corrigées
• Droit à la portabilité. Vous pouvez transférer les données que nous détenons à votre sujet à vos propres fins
• Droit d’opposition à l’inclusion d’informations. Vous avez le droit de vous opposer à la manière dont nous utilisons vos données pour nos intérêts légitimes
• Droit de réguler la prise de décision automatisée et le profilage des données à caractère personnel. Vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une prise de décision automatisée, si cette prise de décision porte atteinte à vos droits légaux.
• Vous ne ferez l’objet d’aucune discrimination si vous exercez l’un des droits décrits ci-dessus. Nous ne pourrons donc pas :
  • Vous refuser des services
  • Vous facturer un prix différent pour les services, notamment en accordant des remises ou d’autres avantages, ou en imposant des pénalités
  • Vous fournir un niveau de service différent
  • Suggérer que vous pourriez faire l’objet d’un tarif ou d’un niveau de service différent

Si vous avez donné votre consentement à l’utilisation de vos données, vous avez également le droit illimité de retirer ce consentement à tout moment. Le retrait de votre consentement signifie que nous cesserons de traiter les données pour lesquelles vous aviez précédemment donné votre consentement. Le retrait de votre consentement n’entraînera aucune conséquence. Cependant, dans certains cas, nous pourrons continuer à utiliser les données si cela est justifié par un motif légitime.

Si vous souhaitez exercer l’un des droits décrits ci-dessus, veuillez contacter les Délégués à la protection des données susmentionnés.

DÉPOSER UNE RÉCLAMATION

Si vous estimez que nous avons violé de quelque manière que ce soit vos droits en matière de protection des données, vous devez contacter notre délégué à la protection des données à l’adresse dpo@rqmplus.com. Si vous estimez que nous avons violé de quelque manière que ce soit vos droits en matière de protection des données en vertu du RGPD ou de l’UKDPA, vous pouvez déposer une réclamation auprès d’une autorité de surveillance. Au Royaume-Uni, l’autorité de surveillance est l’Information Commissioner (ICO) – ico@org.uk

À PROPOS DE RQM+

Comme indiqué dans ce document, RQM+ inclut les sociétés suivantes :

• Société RQM+
• Regulatory and Quality Solutions, opérant sous le nom de RQM+ R&Q
• Regulatory and Quality Solutions West, opérant sous le nom de RQM+ West
• Maetrics LLC, opérant sous le nom de RQM+ Maetrics
• Maetrics Limited, opérant sous le nom de RQM+
• Maetrics GmbH, opérant sous le nom de RQM+
• RQM+ (Germany) GmbH, opérant sous le nom de RQM+

                                                                                                                                                            Mise à jour décembre 2023