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Datenschutzerklärung für Bewerber

RQM+ verpflichtet sich zu einer sicheren und transparenten Verarbeitung Ihrer Daten. Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Arten von Daten, die wir über Sie als aktuellen oder früheren Bewerber für Stellenangebote bei RQM+ erheben und speichern. Darin wird auch dargelegt, wie wir diese Informationen nutzen, wie lange wir sie aufbewahren, und andere relevante Informationen über Ihre Daten.

RQM+ ist sich seiner Verpflichtungen gegenüber Einwohnern und Bürgern der EU gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Vereinigten Königreichs gemäß dem Data Protection Act (UKDPA), der USA gemäß einer Vielzahl von Gesetzen und Verordnungen, die Datenschutzanforderungen enthalten – insbesondere einschließlich des California Consumer Privacy Act (CCPA), der Schweiz gemäß dem Datenschutzgesetz (DSG) und der Datenschutzverordnung (DSV) sowie der Datenschutzanforderungen von Einwohnern und Bürgern anderer Länder bewusst. Diese Datenschutzerklärung entspricht den Anforderungen von DSGVO, UKDPA, CCPA, DSG und DSV und ist weltweit anwendbar, kann jedoch durch zusätzliche Informationen über unsere Datenschutzpraktiken ergänzt werden, die gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften durch Hinweise zum Zeitpunkt der Datenerhebung bereitgestellt werden. Zusammen werden sie als „Datenschutzgesetzgebung“ bezeichnet.

Dieser Hinweis gilt für Personen, die sich um eine Stelle bewerben oder beworben haben. Das heißt:

  • Personen, die sich direkt bewerben oder auf eine von RQM+ in den Medien geschaltete Stellenanzeige reagieren, einschließlich, aber nicht beschränkt auf LinkedIn, Job Board, lokale Medien.
  • Personen, die sich direkt bewerben oder auf eine Stellenanzeige reagieren, die von einer Agentur geschaltet wurde, die von RQM+ mit der Suche nach Kandidaten beauftragt wurde.
  • Personen, die Lebensläufe auf Plattformen wie Monster, CV Library, Career Builder, Total Jobs usw. einreichen, die RQM+ rechtmäßig von diesen Plattformen erhalten hat.
  • Personen, die RQM+ spekulativ oder freiwillig ihren Lebenslauf zur Verfügung gestellt haben.

ANGABEN ZUM DATENVERANTWORTLICHEN

RQM+ ist ein für die Datenverarbeitung Verantwortlicher, d.h. es bestimmt die Verfahren, die bei der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten anzuwenden sind. RQM+ hat einen Datenschutzbeauftragten ernannt, der dafür verantwortlich ist, dass Ihre Daten in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung gespeichert und verarbeitet werden. Die Datenschutzbeauftragten können kontaktiert werden unter dpo@rqmplus.com.

DATENSCHUTZGRUNDSÄTZE

In Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten werden wir:

  • sie fair, rechtmäßig und auf klare, transparente Weise verarbeiten,
  • Ihre Daten nur aus Gründen erheben, die wir im Rahmen Ihrer potenziellen Beschäftigung für angemessen halten, und zwar auf eine Weise, die Ihnen erklärt wurde,
  • nur in der Weise nutzen, wie wir es Ihnen mitgeteilt haben,
  • sicherstellen, dass sie korrekt und auf dem neuesten Stand sind,
  • Ihre Daten nur so lange speichern, wie wir sie benötigen,
  • die Daten so verarbeiten, dass sichergestellt ist, dass sie nicht für etwas genutzt werden, von dem Sie nichts wissen oder zu dem Sie nicht eingewilligt haben und dass sie nicht verloren gehen oder vernichtet werden.

ARTEN VON DATEN, DIE WIR VERARBEITEN

Je nach Dauer unseres Dialogs über Stellenangebote können wir viele Arten von Daten über Sie speichern:

  • Ihre personenbezogenen Daten wie Name, Adresse, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Telefonnummern
  • Ihr Foto
  • Geschlecht
  • Familienstand
  • Informationen in Ihrem Lebenslauf/Ihrer Bewerbung, einschließlich Qualifikationen, Referenzen, Bildungsweg und Beschäftigungsgeschichte
  • Informationen über Ihre derzeitige Vergütung, einschließlich Ihrer Leistungsansprüche und Ihrer künftigen Erwartungen
  • Informationen über die Auswahlentscheidungen für Ihre Bewerbung, einschließlich der Vorauswahl, Gesprächsnotizen, Persönlichkeitsprofile und andere Leistungsdaten der Auswahlaktivitäten
  • Unterlagen, die Ihr Recht auf Arbeit in den Ländern belegen, in denen Sie arbeiten möchten
  • Einzelheiten zu den Ergebnissen von Drogenscreenings und Hintergrundüberprüfungen
  • Vertraulichkeitsvereinbarung

WIE WIR IHRE DATEN ERHEBEN

Wir erheben Daten über Sie auf unterschiedliche Weise, z. B. die Informationen, die Sie normalerweise in einem Lebenslauf oder einem Bewerbungsanschreiben angeben würden, aus Ihrem LinkedIn- und/oder Jobbörsen-Profil oder aus Notizen, die unsere Personalverantwortlichen während eines Vorstellungsgesprächs und anderer Auswahlaktivitäten machen. Weitere Informationen werden direkt von Ihnen eingeholt, wenn Sie zu Beginn Ihrer Beschäftigung Formulare ausfüllen, z. B. Ihre Bankverbindung und Angaben zu Ihren nächsten Angehörigen. Weitere Angaben können direkt bei Ihnen in Form von amtlichen Dokumenten wie Führerschein, Reisepass oder anderen Nachweisen für die Arbeitsberechtigung erhoben werden.

In einigen Fällen werden wir Daten über Sie von Dritten einholen, z. B. von Arbeitsvermittlungs- oder Personalvermittlungsagenturen, ehemaligen Arbeitgebern bei der Einholung von Referenzen, Kreditauskunfteien oder gegebenenfalls bei Hintergrundprüfungen.

Personenbezogene Daten werden in elektronischen Personalakten und/oder in den CRM-, Bewerber-Tracking- und IT-Systemen von RQM+ gespeichert.

WARUM WIR IHRE DATEN VERARBEITEN

Die Datenschutzgesetze erlauben uns, Ihre Daten zu verarbeiten. Die Datenschutzgesetze erlauben uns, Ihre Daten nur aus bestimmten Gründen zu verarbeiten:

  • Wenn wir Ihre Zustimmung dazu haben,
  • um den Arbeitsvertrag, an dem wir beteiligt sind, zu erfüllen,
  • um die gesetzlich vorgeschriebenen Aufgaben zu erfüllen,
  • damit wir unsere berechtigten Interessen wahrnehmen können,
  • um Ihre Interessen zu schützen und
  • wenn etwas im öffentlichen Interesse getan wird.

Die gesamte von uns durchgeführte Verarbeitung fällt unter einen der zulässigen Gründe. Im Allgemeinen stützen wir uns auf die ersten vier oben genannten Gründe, um Ihre Daten als Bewerber zu verarbeiten.

Wir müssen Daten verarbeiten, um auf Ihren Wunsch hin Maßnahmen zu ergreifen, bevor wir einen Vertrag mit Ihnen abschließen. Möglicherweise müssen wir Ihre Daten auch verarbeiten, um einen Vertrag mit Ihnen zu schließen.

Wir müssen Ihre Daten erheben, um sicherzustellen, dass wir die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, wie z. B.:

  • die Überprüfung Ihres Rechts auf Arbeit in den Ländern, in denen Sie für eine Tätigkeit in Frage kommen,
  • um angemessene Anpassungen für behinderte Bewerber vorzunehmen.

Wir erheben auch Daten, damit wir Aktivitäten durchführen können, die im legitimen Interesse von RQM+ liegen. Wir haben diese im Folgenden aufgeführt:

  • Gewährleistung der Vertraulichkeit,
  • Entscheidungen darüber, wem eine Stelle angeboten werden soll,
  • Entscheidungen über Gehalt und andere Leistungen treffen,
  • Bewertung des Ausbildungsbedarfs,
  • um mit Ihnen für zukünftige Beschäftigungsmöglichkeiten in Kontakt zu bleiben,
  • Umgang mit gegen uns erhobenen Rechtsansprüchen.

Wenn Sie keine Anstellung finden, da wir in einem so spezifischen Sektor tätig sind, werden wir Ihre Daten speichern, um mit Ihnen in Kontakt zu treten, falls sich bei RQM+ andere geeignete Stellenangebote ergeben, auf die Sie sich möglicherweise bewerben möchten. Sie können sich jederzeit mit uns in Verbindung setzen und uns auffordern, dies zu unterlassen.

BESONDERE KATEGORIEN VON DATEN

Besondere Kategorien von Daten sind Daten, die sich auf Ihre Person beziehen:

  • Gesundheit
  • Behinderungen
  • Geschlechtsausdruck
  • Sexuelle Ausrichtung
  • Rasse
  • Ethnische Herkunft
  • Politische Meinung
  • Religion
  • Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft und
  • genetische und biometrische Daten

Besondere Datenkategorien müssen wir nach strengeren Richtlinien verarbeiten. In den meisten Fällen verarbeiten wir besondere Kategorien von Daten, wenn Folgendes zutrifft:

  • Sie haben Ihre ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung gegeben.
  • Wir müssen die Daten verarbeiten, um unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen.
  • Wir müssen Daten aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses verarbeiten.
  • Sie haben die Daten bereits öffentlich gemacht.

Wir werden Ihre Daten der besonderen Kategorie nutzen:

  • um angemessene Anpassungen für offengelegte Behinderungen in Bezug auf unsere Bewerbungs-, Auswahl- und Angebotsverfahren zu berücksichtigen.

Wir benötigen Ihre Einwilligung nicht, wenn wir besondere Kategorien personenbezogener Daten nutzen, um unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen oder bestimmte Rechte aus dem Arbeitsrecht auszuüben. Es kann jedoch sein, dass wir Sie um Ihre Einwilligung bitten, damit wir bestimmte besonders sensible Daten verarbeiten dürfen. Sollte dies der Fall sein, werden Sie umfassend über die Gründe für die Verarbeitung informiert. Wie in allen Fällen, in denen Sie um Ihre Einwilligung gebeten werden, haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Entscheidung, ob Sie Ihre Einwilligung geben oder verweigern, und die Verweigerung der Einwilligung hat keinerlei Konsequenzen. Eine einmal erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Der Widerruf der Einwilligung hat keine Folgen.

WENN SIE UNS IHRE DATEN NICHT ZUR VERFÜGUNG STELLEN

Einer der Gründe für die Verarbeitung Ihrer Daten besteht darin, dass wir ein effizientes Einstellungsverfahren durchführen können. Sie sind zwar nicht verpflichtet, uns Ihre Daten zur Verfügung zu stellen, aber ohne diese Informationen können wir Ihre Bewerbung möglicherweise nicht bearbeiten bzw. weiterverfolgen.

WEITERGABE IHRER DATEN

Ihre Daten werden an Kollegen innerhalb von RQM+ weitergegeben, wenn dies für die Erfüllung ihrer Aufgaben im Zusammenhang mit der Personalbeschaffung erforderlich ist. Dazu gehören z. B. Unternehmensleiter, Personalvermittler, Personalbeschaffer, die Personalabteilung und die Mitarbeiter der Abteilung, in der die Stelle zu besetzen ist, die für die Prüfung Ihrer Bewerbung und das Vorstellungsgespräch mit Ihnen zuständig sind. Ihre Daten können auch extern an unsere Kunden weitergegeben werden, um Ihre Eignung für eine Stelle zu beurteilen, an IT-Vertragspartner von RQM+, wenn Sie Zugang zu unseren Systemen benötigen, und an unsere Personal-/Rekrutierungsberater, die uns bei unseren Einstellungs- und Auswahlverfahren unterstützen können.

In einigen Fällen erheben wir Daten über Sie von Dritten, z. B. von Arbeitsvermittlungs- oder Personalagenturen.

Ihre Daten werden an Dritte weitergegeben, wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist. Unter diesen Umständen werden wir Ihre Daten weitergeben, um Referenzen einzuholen, ein Persönlichkeitsprofil zu erstellen, eine Strafregisterüberprüfung, einen Hintergrundüberprüfung oder eine Kreditwürdigkeitsprüfung als Teil des Einstellungsverfahrens durchzuführen.

Wir können Ihre Daten auch im Rahmen eines Verkaufs oder einer Umstrukturierung des Unternehmens oder aus anderen Gründen an Dritte weitergeben, wenn wir einer gesetzlichen Verpflichtung nachkommen müssen.

RQM+ verkauft weder Ihre Daten noch andere personenbezogene Daten an Dritte, aus welchem Grund auch immer.

Als weltweit tätiges Unternehmen kann RQM+ verpflichtet sein, personenbezogene Daten in Länder zwischen den USA, dem EWR, Großbritannien und auch außerhalb dieser Länder/Gerichtsbarkeiten zu übermitteln. Wir haben die folgenden Maßnahmen ergriffen, um zu gewährleisten, dass Ihre Daten sicher übermittelt werden und dass die Stellen, die die von uns übermittelten Daten erhalten, diese so verarbeiten, wie es die Datenschutzgesetze vorschreiben:

  • Nutzung von IT-Systemen mit Datensicherheitsgarantie für den Zugriff auf Daten aus dem Ausland,
  • Nutzung von Portalen und anderen Methoden zur sicheren Datenübermittlung,
  • Nutzung von Verschlüsselung beim Übersenden von Daten mit hohem Risiko per E-Mail,
  • Datenschutzschulung für Datenverarbeiter im Ausland,
  • Verfahren für die Speicherung und Verarbeitung von Daten gemäß der Datenschutzgesetzgebung.

SCHUTZ IHRER DATEN

Wir sind uns der Notwendigkeit bewusst, Ihre Daten vor versehentlichem Verlust oder Offenlegung, Vernichtung und Missbrauch zu schützen. Wir haben Verfahren implementiert, um dies zu verhindern. Z. B. Sicherung unserer Server, Firewalls, Zugangskontrolle für personenbezogene Daten, Nutzung passwortgeschützter Dokumente und Verschlüsselung bei der Übermittlung sensibler Daten, Gewährleistung der Sicherheit unserer IT-Systeme, die personenbezogene Daten verarbeiten, gemäß den Anforderungen der Datenschutzgesetze.

Wenn wir Ihre Daten an Dritte weitergeben, erteilen wir diesen schriftliche Anweisungen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten sicher und im Einklang mit den Datenschutzbestimmungen aufbewahrt werden. Dritte müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten.

WIE LANGE WIR IHRE DATEN AUFBEWAHREN

Im Einklang mit den Grundsätzen des Datenschutzes bewahren wir Ihre Daten nur so lange auf, wie wir sie benötigen, und dies hängt davon ab, ob Sie erfolgreich eine Anstellung/Arbeit bei uns erhalten oder nicht.
Wenn Ihre Bewerbung nicht erfolgreich ist, werden wir Ihre Daten für den Zweck der Kontaktaufnahme für zukünftige Arbeitsmöglichkeiten für einen Zeitraum von 5 Jahren nach Abschluss des Einstellungsverfahrens aufbewahren. Nach Ablauf dieses Zeitraums werden wir Ihre Daten löschen oder vernichten, es sei denn, Sie erteilen uns eine ausdrückliche Einwilligung, dass wir Ihre Daten für einen weiteren Zeitraum verarbeiten dürfen.

Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist, werden Ihre Daten gespeichert und an die von uns verwalteten Systeme für Angestellte, Arbeiter und Unterauftragnehmer übermittelt. Wir haben eine separate Datenschutzerklärung für Angestellte, Arbeiter und Unterauftragnehmer, die Ihnen zur Verfügung gestellt wird.

AUTOMATISIERTE ENTSCHEIDUNGSFINDUNG

Es wird keine Entscheidung über Sie getroffen, die ausschließlich auf einer automatisierten Entscheidungsfindung beruht (bei der eine Entscheidung über Sie mit Hilfe eines elektronischen Systems ohne menschliche Beteiligung getroffen wird) und die erhebliche Auswirkungen auf Sie hat.

IHRE RECHTE IN BEZUG AUF IHRE DATEN

Die Datenschutzgesetze geben Bürgern und Einwohnern bestimmter Länder Rechte in Bezug auf die von uns gespeicherten Daten. Obwohl diese Rechte für Bürger und Einwohner in einigen Ländern und Gerichtsbarkeiten, in denen die Datenschutzgesetzgebung eingeschränkt ist, möglicherweise nicht gelten, gewährt RQM+ diese Privilegien allen. Diese sind:

  • Das Recht, informiert zu werden. Das bedeutet, dass wir Sie darüber informieren müssen, welche Daten wir speichern, wie wir Ihre Daten nutzen, welche Daten weitergegeben werden können und dies ist der Zweck dieser Datenschutzerklärung.
  • Das Recht auf Zugang. Sie haben das Recht, auf die Daten zuzugreifen, die wir über Sie gespeichert haben. Zu diesem Zweck sollten Sie einen Antrag auf Zugang zu den Daten stellen oder in Kalifornien einen Verbraucherschutzantrag.
  • Das Recht, etwaige Ungenauigkeiten zu berichtigen. Wenn Daten, die wir über Sie gespeichert haben, unvollständig oder unrichtig sind, können Sie von uns verlangen, diese zu korrigieren.
  • Das Recht, Informationen löschen zu lassen. Wenn Sie möchten, dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten einstellen, haben Sie das Recht, uns aufzufordern, die Daten aus unseren Systemen zu löschen, wenn Sie der Meinung sind, dass es für uns keinen Grund gibt, sie weiter zu verarbeiten. Unter bestimmten Umständen ist es uns nicht möglich, Ihre Daten zu löschen, und in diesem Fall werden wir Ihnen die Gründe dafür mitteilen.
  • Das Recht, die Verarbeitung der Daten einzuschränken. Wenn Sie beispielsweise der Meinung sind, dass die von uns gespeicherten Daten nicht korrekt sind, stellen wir die Verarbeitung der Daten ein (während wir sie noch aufbewahren), bis wir sichergestellt haben, dass die Daten korrekt sind.
  • Das Recht auf Übertragbarkeit. Sie können die Daten, die wir über Sie gespeichert haben, für Ihre eigenen Zwecke weitergeben.
  • Das Recht, der Aufnahme von Informationen zu widersprechen. Sie haben das Recht, gegen die Art und Weise, wie wir Ihre Daten nutzen, Widerspruch einzulegen, wenn wir sie für unsere berechtigten Interessen nutzen.
  • Das Recht, die automatisierte Entscheidungsfindung und die Profilerstellung bei personenbezogenen Daten zu regeln. Sie haben ein Recht darauf, nicht einer automatisierten Entscheidungsfindung unterworfen zu werden, wenn dies Ihre gesetzlichen Rechte beeinträchtigt.
  • Sie werden nicht diskriminiert, wenn Sie eines der oben genannten Rechte in Anspruch nehmen, einschließlich:
    • Sie nicht für eine Anstellung oder als Unterauftragnehmer bei RQM+ in Betracht zu ziehen,
    • Sie von allgemeinen Mitteilungen an die Bewerber auszuschließen.

Wenn Sie in die Nutzung Ihrer Daten eingewilligt haben, haben Sie auch das uneingeschränkte Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf Ihrer Einwilligung bedeutet, dass wir die Verarbeitung der Daten, in deren Nutzung Sie uns zuvor eingewilligt hatten, einstellen werden. Der Widerruf Ihrer Einwilligung hat keine Folgen. In einigen Fällen können wir die Daten jedoch weiter nutzen, wenn ein legitimer Grund dies erlaubt.

Wenn Sie eines der oben erläuterten Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an den oben genannten Datenverantwortlichen.

EINE BESCHWERDE EINREICHEN

Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Datenschutzrechte in irgendeiner Weise durch uns verletzt wurden, sollten Sie sich unter dpo@rqmplus.com an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Datenschutzrechte gemäß DSGVO oder UKDPA in irgendeiner Weise von uns verletzt wurden, können Sie eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einreichen. Im Vereinigten Königreich ist die Aufsichtsbehörde der Information Commissioner (ICO) – ico@org.uk

ÜBER RQM+

RQM+, auf das in diesem Dokument Bezug genommen wird, umfasst die folgenden Unternehmen:

  • RQM+ Corporation
  • Regulatory and Quality Solutions, geschäftlich tätig unter dem Namen RQM+ R&Q
  • Regulatory and Quality Solutions West, geschäftlich tätig unter dem Namen RQM+ West
  • Maetrics LLC, geschäftlich tätig unter dem Namen RQM+ Maetrics
  • Maetrics Limited, geschäftlich tätig unter dem Namen RQM+
  • Maetrics GmbH, geschäftlich tätig unter dem Namen RQM+

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