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Datenschutzerklärung für Kunden

RQM+ verpflichtet sich zu einer sicheren und transparenten Verarbeitung Ihrer Daten. In dieser Datenschutzerklärung wird dargelegt, welche Arten von Daten wir über Sie als Kunden oder potenziellen Kunden des Unternehmens erheben und speichern. Darin wird auch dargelegt, wie wir diese Informationen nutzen, wie lange wir sie aufbewahren, und andere relevante Informationen über Ihre Daten.

RQM+ ist sich seiner Verpflichtungen gegenüber Einwohnern und Bürgern der EU gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Vereinigten Königreichs gemäß dem Data Protection Act (UKDPA), der USA gemäß einer Vielzahl von Gesetzen und Verordnungen, die Datenschutzanforderungen enthalten – insbesondere einschließlich des California Consumer Privacy Act (CCPA), der Schweiz gemäß dem Datenschutzgesetz (DSG) und der Datenschutzverordnung (DSV) – sowie der Datenschutzanforderungen von Einwohnern und Bürgern anderer Länder bewusst. Diese Datenschutzerklärung entspricht den Anforderungen von DSGVO, UKDPA, CCPA, DSG und DSV und ist weltweit anwendbar, kann jedoch durch zusätzliche Informationen über unsere Datenschutzpraktiken ergänzt werden, die gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften durch Hinweise zum Zeitpunkt der Datenerhebung bereitgestellt werden. Zusammen werden sie als „Datenschutzgesetzgebung“ bezeichnet.

Diese Erklärung gilt für folgende Personen:

  • Kunden – Personen, die ein Unternehmen vertreten (oder vertraten), mit dem RQM+ einen verbindlichen Vertrag über die Erbringung von Dienstleistungen hat oder hatte.
  • Potenzielle Kunden – Personen, die ein Unternehmen vertreten (oder vertraten), mit dem RQM+ potenzielle Möglichkeiten oder Verträge für die Erbringung von Dienstleistungen erörtert hat oder derzeit erörtert. Auch Personen, die ein Unternehmen vertreten (oder vertreten haben), mit dem RQM+ eine Beziehung zur Geschäftsentwicklung aufbaut.

ANGABEN ZUM DATENVERANTWORTLICHEN

Das Unternehmen ist der für die Datenverarbeitung Verantwortliche, d. h. es bestimmt die Verfahren, die bei der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten eingesetzt werden. Das Unternehmen hat einen Datenschutzbeauftragten ernannt, der dafür verantwortlich ist, dass Ihre Daten in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung gespeichert und verarbeitet werden. Die Datenschutzbeauftragten können kontaktiert werden unter dpo@rqmplus.com.

DATENSCHUTZGRUNDSÄTZE

In Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten werden wir:

  • sie fair, rechtmäßig und auf klare, transparente Weise verarbeiten,
  • ihre Daten nur aus Gründen erheben, die wir im Laufe Ihrer Beziehung zu RQM+ für angemessen halten, und zwar auf eine Weise, die Ihnen erklärt wurde,
  • nur in der Weise nutzen, wie wir es Ihnen mitgeteilt haben,
  • sicherstellen, dass sie korrekt und auf dem neuesten Stand sind,
  • Ihre Daten nur so lange speichern, wie wir sie benötigen,
  • die Daten so verarbeiten, dass sichergestellt ist, dass sie nicht für etwas genutzt werden, von dem Sie nichts wissen oder zu dem Sie nicht eingewilligt haben und dass sie nicht verloren gehen oder vernichtet werden.

ARTEN VON DATEN, DIE WIR VERARBEITEN

Wir können viele Arten von Daten über Sie speichern, unter anderem:

  • Ihre personenbezogenen Daten wie Name, Adresse, E-Mail Adresse E-Mail-Adresse, Telefonnummern,
  • Stellenbezeichnung und Stellenbeschreibungen,
  • Arbeitsaufgaben,
  • Arbeitgeber (und frühere Arbeitgeber, falls bekannt),
  • wem Sie unterstellt sind,
  • Ihren Standort,
  • Land, in dem Sie Ihren Wohnsitz haben,
  • Informationen, die von Unternehmenswebsites abgerufen und heruntergeladen werden,
  • besuchte Veranstaltungen und Treffen mit Vertretern von RQM+,
  • Aufzeichnungen über Ihren Kontakt mit RQM+,
  • Marketingmaterial und -kampagnen, an denen Sie Interesse gezeigt haben.

Wir fordern keine besonderen Datenkategorien (wie Gesundheit, sexuelle Orientierung, Rasse, ethnische Herkunft, politische Meinung, Religion, Gewerkschaftszugehörigkeit sowie genetische und biometrische Daten) oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen von Kunden oder potenziellen Kunden an, noch speichern oder verarbeiten wir diese.

WIE WIR IHRE DATEN ERHEBEN

Wir erheben Daten über Sie auf unterschiedliche Weise, wobei wir die Daten in der Regel direkt bei Ihnen erheben. Dies beginnt in der Regel, wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen oder mit uns über einen geschäftlichen Bedarf sprechen, den Sie oder Ihr Unternehmen haben. Es kann aber auch sein, wenn Sie Ihre Daten für den Zugriff auf und das Herunterladen von Informationen von unserer Website zur Verfügung gestellt haben oder Interesse an bestimmten Themen einer Marketingkampagne gezeigt haben. Mit zunehmender Beziehung und Korrespondenz können weitere Informationen direkt von Ihnen eingeholt werden.

Darüber hinaus können Daten über Sie aus anderen Quellen stammen, z. B. von Ihren Kollegen als Ansprechpartner für eine Geschäftsmöglichkeit oder einen Bedarf, aus öffentlich zugänglichen Quellen oder von Dritten wie LinkedIn und Zoominfo. Wo dies der Fall ist, sind die von uns gespeicherten Daten von begrenzter Natur.

WARUM WIR IHRE DATEN VERARBEITEN

Die Datenschutzgesetze erlauben uns, Ihre Daten zu verarbeiten. Die Datenschutzgesetze erlauben uns, Ihre Daten aus bestimmten Gründen zu verarbeiten, die im Folgenden näher erläutert werden:

  • Wenn wir Ihre Zustimmung dazu haben,
  • um die Verträge zu erfüllen, an denen wir beteiligt sind,
  • damit wir unsere berechtigten Interessen wahrnehmen können,
  • um die gesetzlich vorgeschriebenen Aufgaben zu erfüllen,
  • um Ihre Interessen zu schützen und
  • wenn etwas im öffentlichen Interesse getan wird.

Die gesamte von uns durchgeführte Verarbeitung fällt unter einen oder mehrere der zulässigen Gründe. Im Allgemeinen stützen wir uns bei der Verarbeitung Ihrer Daten auf die Erfüllung von Verträgen und ein berechtigtes Interesse.

Wir müssen Ihre Daten erheben, damit wir unsere Verpflichtungen aus den Verträgen, die wir zur Erbringung der vereinbarten Dienstleistungen abgeschlossen haben, erfüllen können.

Wir erheben auch Daten, damit wir Aktivitäten durchführen können, die im legitimen Interesse des Unternehmens liegen. Wir haben diese im Folgenden aufgeführt:

  • Erörterung und Sicherung künftiger Geschäftsmöglichkeiten,
  • Business Pipelining,
  • Entscheidungen über Marketingaktivitäten,
  • um die Wirksamkeit von Marketingaktivitäten zu analysieren,
  • Marktbeobachtung einschließlich der Analyse des Bedarfs und des potenziellen Bedarfs in der biowissenschaftlichen Branche,
  • Pflege eines effizienten Schriftverkehrs und von Beziehungen,
  • Gewährleistung einer effizienten Unternehmensverwaltung,
  • Geschäftsprognosen, einschließlich Geschäftsplanung sowie Wachstum und Umstrukturierung,
  • die Einhaltung von Gesetzen und der Umgang mit gegen uns erhobenen Rechtsansprüchen,
  • Betrugsprävention,
  • Gewährleistung, dass unsere Verwaltungs- und IT-Systeme sicher und robust gegen unbefugten Zugriff sind.

Mit Ihrer Einwilligung erheben wir Ihre personenbezogenen Daten, um Sie in reguläre E-Mails und Marketingkorrespondenz des Unternehmens aufnehmen zu können (siehe separate Datenschutzerklärung für Kontakte).

WENN SIE UNS IHRE DATEN NICHT ZUR VERFÜGUNG STELLEN

Einer der Gründe für die Verarbeitung Ihrer Daten besteht darin, dass wir unsere Leistungen im Rahmen unserer vertraglichen Verpflichtungen erbringen können. Wenn Sie uns die dafür erforderlichen Daten nicht zur Verfügung stellen, können wir diese Aufgaben nicht erfüllen, z. B. eine Prüfung durchführen, einen Besuch vor Ort durchführen, Beratung anbieten oder Arbeitskräfte bereitstellen. Ebenso kann es sein, dass wir nicht in der Lage sind, Ihnen Verträge anzubieten oder mit Ihnen zu vereinbaren.

WEITERGABE IHRER DATEN

Ihre Daten werden an Kollegen innerhalb von RQM+ weitergegeben, wenn dies für die Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist. Dazu gehören beispielsweise die Abteilung Geschäftsentwicklung die den Kontakt zu Ihnen aufrechterhält und Beziehungen zu Ihnen aufbaut, der Kundendienst und das Clinical Services Management, die Ihnen bei der Verwaltung von Projekten und RQM+-Ressourcen, die an Ihren Projekten arbeiten, zur Seite stehen, das RQM+-Management und die Verwaltung, die den Verkauf, die Verträge, die Rechnungsstellung und die Unternehmensabläufe überwachen, das Ressourcenmanagement, die Unternehmensrekrutierer, die Abteilungen Beschaffung und die Geschäftsentwicklung, die Ihren Ressourcenbedarf erörtern und sich mit Ihnen über die vorgeschlagenen Kandidaten austauschen.

Wir geben Ihre Daten an Dritte weiter, um rechtliche Unterstützung und geschäftliche Beratung zu erhalten und gegebenenfalls in Ihrem Namen Angebote einzuholen und mit Dritten zusammenzuarbeiten, wie es in den Leistungsbeschreibungen gefordert wird.

Wir können Ihre Daten auch im Rahmen eines Verkaufs oder einer Umstrukturierung des Unternehmens oder aus anderen Gründen an Dritte weitergeben, wenn wir einer gesetzlichen Verpflichtung nachkommen müssen.

RQM+ verkauft weder Ihre Daten noch andere personenbezogene Daten an Dritte, aus welchem Grund auch immer.

Als weltweit tätiges Unternehmen kann RQM+ verpflichtet sein, personenbezogene Daten in Länder zwischen den USA, dem EWR, Großbritannien und auch außerhalb dieser Länder/Gerichtsbarkeiten zu übermitteln. Wir haben die folgenden Maßnahmen ergriffen, um zu gewährleisten, dass Ihre Daten sicher übermittelt werden und dass die Stellen, die die von uns übermittelten Daten erhalten, diese so verarbeiten, wie es die Datenschutzgesetze vorschreiben:

  • Nutzung von IT-Systemen mit Datensicherheitsgarantie für den Zugriff auf Daten aus dem Ausland,
  • Nutzung von Verschlüsselung beim Übersenden von Daten mit hohem Risiko per E-Mail,
  • Datenschutzschulung für Datenverarbeiter im Ausland,
  • Verfahren für die Speicherung und Verarbeitung von Daten gemäß den Anforderungen der Datenschutzgesetze.

SCHUTZ IHRER DATEN

Wir sind uns der Notwendigkeit bewusst, Ihre Daten vor versehentlichem Verlust oder Offenlegung, Vernichtung und Missbrauch zu schützen. Wir haben Verfahren implementiert, um dies zu verhindern. Z. B. Sicherung unserer Server, Firewalls, Zugangskontrolle für personenbezogene Daten, Nutzung passwortgeschützter Dokumente und Verschlüsselung bei der Übertragung sensibler Daten, Festplattenverschlüsselung auf allen Laptops, Gewährleistung der Sicherheit unserer IT-Systeme, die personenbezogene Daten verarbeiten, gemäß den Standards der Datenschutzgesetzgebung.

Wenn wir Ihre Daten an Drittanbieter weitergeben, stellen wir sicher, dass die Verträge zwischen RQM+ und den Drittanbietern gewährleisten, dass Ihre Daten sicher und in Übereinstimmung mit den Anforderungen der Datenschutzgesetze aufbewahrt werden. Dritte müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten. Gegebenenfalls wird auch eine gesonderte Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) unterzeichnet.

WIE LANGE WIR IHRE DATEN AUFBEWAHREN

Im Einklang mit den Grundsätzen des Datenschutzes bewahren wir Ihre Daten nur so lange auf, wie wir sie benötigen. Als Beratungsunternehmen bauen wir langfristige Beziehungen zu Einzelpersonen und Unternehmen auf. Die Historie und der Kontakt, den wir mit Ihnen pflegen, ist ein wichtiger Faktor für die Beziehungen, die wir für die Geschäftsentwicklung aufbauen. Auf dem Nischenmarkt der Einhaltung von Vorschriften und Qualitätsstandards im Bereich der Biowissenschaften ändern sich die einzelnen Normen, Regeln und Vorschriften alle drei bis vier Jahre, wobei umfangreichere Änderungen alle 10 bis 15 Jahre erfolgen. So ist es möglich, dass ein Kunde oder potenzieller Kunde unsere Dienste nur selten benötigt.

Für unsere Kunden speichern wir Daten, um die Verträge, an denen wir beteiligt sind, zu erfüllen. Wir speichern Daten, um unsere Beziehung zu Ihnen fortzusetzen, indem wir die von uns erbrachten Dienstleistungen und die mit Ihnen besprochenen potenziellen Dienstleistungen nachvollziehen und aus berechtigtem Geschäftsinteresse künftige Möglichkeiten für eine weitere Zusammenarbeit mit Ihnen ermitteln. Wir bewahren die Daten 10 Jahre lang auf, nachdem die letzte Leistung im Rahmen einer Leistungsbeschreibung erbracht und in Rechnung gestellt wurde bzw. die letzte Gelegenheit zur Erbringung von Leistungen abgeschlossen wurde.

Bei potenziellen Kunden speichern wir die Daten, um unsere Beziehung zu Ihnen fortzusetzen, indem wir die Dienstleistungen, die wir zuvor mit Ihnen besprochen haben, verstehen und als legitimes Geschäftsinteresse, um Möglichkeiten für eine zukünftige Zusammenarbeit mit Ihnen zu ermitteln. Wir bewahren die Daten 10 Jahre lang auf, nachdem die letzte Leistung im Rahmen einer Leistungsbeschreibung erbracht und in Rechnung gestellt wurde bzw. die letzte Gelegenheit zur Erbringung von Leistungen abgeschlossen wurde.

Wir speichern auch Daten von Personen, die nicht von uns hören möchten, und Personen, mit denen wir möglicherweise keine Geschäfte tätigen möchten. Wir haben ein berechtigtes geschäftliches Interesse an der Speicherung dieser Daten, um sicherzustellen, dass unsere Mitarbeiter nicht versehentlich mit diesen Personen in Kontakt treten.

AUTOMATISIERTE ENTSCHEIDUNGSFINDUNG

Es wird keine Entscheidung über Sie getroffen, die ausschließlich auf einer automatisierten Entscheidungsfindung beruht (bei der eine Entscheidung über Sie mit Hilfe eines elektronischen Systems ohne menschliche Beteiligung getroffen wird) und die erhebliche Auswirkungen auf Sie hat.

IHRE RECHTE IN BEZUG AUF IHRE DATEN

Die Datenschutzgesetze geben Bürgern und Einwohnern bestimmter Länder Rechte in Bezug auf die von uns gespeicherten Daten. Obwohl diese Rechte für Bürger und Einwohner in anderen Ländern und Gerichtsbarkeiten, in denen die Datenschutzgesetzgebung eingeschränkt ist, möglicherweise nicht gelten, erstreckt RQM+ diese Privilegien auf alle. Diese sind:

  • Das Recht, informiert zu werden. Das bedeutet, dass wir Sie darüber informieren müssen, welche Daten wir speichern, wie wir Ihre Daten nutzen, welche Daten weitergegeben werden können und dies ist der Zweck dieser Datenschutzerklärung.
  • Das Recht auf Zugang. Sie haben das Recht, auf die Daten zuzugreifen, die wir über Sie gespeichert haben. Zu diesem Zweck sollten Sie einen Antrag auf Zugang zu den Daten stellen oder wenn es sich um Kalifornien handelt, einen Verbraucherschutzantrag.
  • Das Recht, etwaige Ungenauigkeiten zu berichtigen. Wenn Daten, die wir über Sie gespeichert haben, unvollständig oder unrichtig sind, können Sie von uns verlangen, diese zu korrigieren.
  • Das Recht, Informationen löschen zu lassen. Wenn Sie möchten, dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten einstellen, haben Sie das Recht, uns aufzufordern, die Daten aus unseren Systemen zu löschen, wenn Sie der Meinung sind, dass es für uns keinen Grund gibt, sie weiter zu verarbeiten. Unter bestimmten Umständen ist es uns nicht möglich, Ihre Daten zu löschen, und in diesem Fall werden wir Ihnen die Gründe dafür mitteilen.
  • Das Recht, die Verarbeitung der Daten einzuschränken. Wenn Sie beispielsweise der Meinung sind, dass die von uns gespeicherten Daten nicht korrekt sind, stellen wir die Verarbeitung der Daten ein (während wir sie noch aufbewahren), bis wir sichergestellt haben, dass die Daten korrekt sind.
  • Das Recht auf Übertragbarkeit. Sie können die Daten, die wir über Sie gespeichert haben, für Ihre eigenen Zwecke weitergeben.
  • Das Recht, der Aufnahme von Informationen zu widersprechen. Sie haben das Recht, gegen die Art und Weise, wie wir Ihre Daten nutzen, Widerspruch einzulegen, wenn wir sie für unsere berechtigten Interessen nutzen.
  • Das Recht, die automatisierte Entscheidungsfindung und die Profilerstellung bei personenbezogenen Daten zu regeln. Sie haben ein Recht darauf, nicht einer automatisierten Entscheidungsfindung unterworfen zu werden, wenn dies Ihre gesetzlichen Rechte beeinträchtigt.
  • Sie werden nicht diskriminiert, wenn Sie eines der oben genannten Rechte in Anspruch nehmen, einschließlich:
    • Verweigerung von Dienstleistungen für Sie,
    • Ihnen einen anderen Preis für Dienstleistungen zu berechnen, einschließlich der Gewährung von Rabatten oder anderen Vorteilen oder der Verhängung von Strafen,
    • Bereitstellung eines anderen Dienstleistungsniveaus,
    • der Vorschlag, dass Sie einen anderen Tarif oder ein anderes Dienstleistungsniveau erhalten könnten.

Wenn Sie in die Nutzung Ihrer Daten eingewilligt haben, haben Sie auch das uneingeschränkte Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf Ihrer Einwilligung bedeutet, dass wir die Verarbeitung der Daten, in deren Nutzung Sie uns zuvor eingewilligt hatten, einstellen werden. Der Widerruf Ihrer Einwilligung hat keine Folgen. In einigen Fällen können wir die Daten jedoch weiter nutzen, wenn ein legitimer Grund dies erlaubt.

Wenn Sie eines der oben erläuterten Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an den oben genannten Datenschutzbeauftragten.

EINE BESCHWERDE EINREICHEN

Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Datenschutzrechte in irgendeiner Weise durch uns verletzt wurden, sollten Sie sich unter dpo@rqmplus.com an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Datenschutzrechte gemäß DSGVO oder UKDPA in irgendeiner Weise von uns verletzt wurden, können Sie eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einreichen. Im Vereinigten Königreich ist die Aufsichtsbehörde der Information Commissioner (ICO) – ico@org.uk

ÜBER RQM+

RQM+, auf das in diesem Dokument Bezug genommen wird, umfasst die folgenden Unternehmen:

  • RQM+ Corporation
  • Regulatory and Quality Solutions, geschäftlich tätig unter dem Namen RQM+ R&Q
  • Regulatory and Quality Solutions West, geschäftlich tätig unter dem Namen RQM+ West
  • Maetrics LLC, geschäftlich tätig unter dem Namen RQM+ Maetrics
  • Maetrics Limited, geschäftlich tätig unter dem Namen RQM+
  • Maetrics GmbH, geschäftlich tätig unter dem Namen RQM+

                                                                                                                                                        Aktualisiert im Oktober 2021

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